Thực trạng và một số giải pháp trong lập hồ sơ lưu trữ tại Cơ quan Đảng ủy Khối

Hiện nay, tại Cơ quan Đảng ủy Khối việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức đảng; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư đã và đang đi vào nền nếp, tạo thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Đảng uỷ Khối. Tuy nhiên, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan còn một số nội dung cần thảo luận, thống nhất để tổ chức thực hiện nhằm hoàn chỉnh quy trình của công tác văn thư.

1. Thực trạng lập hồ sơ lưu trữ tại Cơ quan Đảng ủy Khối

Quy định số 693-QĐ/VPTW, ngày 15/12/2021 của Văn phòng Trung ương Đảng quy định về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng. Cụ thể quy định tại Chương IV “lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơ quan” điều 23, điều 24, điều 25. Trong đó, điều 25 quy định như sau:

Hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ nộp lưu vào lưu trữ cơ quan phải đủ, đúng thành phần; việc giao nộp phải được thực hiện đúng thời hạn và theo trình tự, thủ tục quy định.

Trong thời hạn 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ, tài liệu hành chính. Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 2 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

  Về thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu quy định như sau: Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ công việc đã kết thúc, thống kê thành mục lục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Trong thời gian qua, được sự quan tâm của lãnh đạo Cơ quan Đảng ủy Khối; việc lập hồ sơ, lưu trữ vào cơ quan đã được quan tâm thực hiện. Đã thu thập, chỉnh lý tài liệu của Đảng bộ Khối qua các thời kỳ hoạt động góp phần hình thành kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Cơ quan, đưa hoạt động khai thác, chỉnh lý của Đảng ủy Khối ngày càng đi vào nề nếp, khoa học, từng bước tiến tới số hoá số tài liệu hiện có.

Để đạt được kết quả nêu trên, trong thời gian qua cơ quan đã đầu tư kinh phí để thực hiện việc thu thập, chỉnh lý hồ sơ. Bên cạnh đó, hiện nay trong Cơ quan chưa ban hành quy định về việc lập hồ sơ công việc cũng như chưa quan tâm đến việc hằng năm phải kết thúc hồ sơ công việc và nộp về cho lưu trữ cơ quan. Các tài liệu được hình thành trong năm hành chính của các ban tham mưu, giúp việc cơ bản đều được tích đống, đóng bì nằm rải rác trong cơ quan (trừ hồ sơ công việc của UBKT Đảng uỷ Khối). Ngoài ra, việc thực hiện đồng bộ giữa hồ sơ giấy với hồ sơ điện tử chưa làm được nên gặp nhiều khó khăn trong quá trình khai thác hồ sơ của Đảng bộ Khối.

Nguyên nhân của tình trạng trên: Nhận thức của đội ngũ cán bộ, công chức tham mưu giúp việc đối với việc phải thực hiện trong công tác lập, lưu trữ hồ sơ chưa cao; còn suy nghĩ việc lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ không phải là công việc, trách nhiệm của bản thân. Cơ quan chưa ban hành quy định cụ thể hoá Quy định số 693-QĐ/VPTW, ngày 15/12/2021 của Văn phòng Trung ương Đảng để áp dụng vào thực tiễn nên chưa hình thành thói quen lập hồ sơ về công việc được phân công, theo dõi giải quyết, chưa giao nộp đúng hạn những hồ sơ, tài liệu giá trị vào lưu trữ cơ quan. Chưa bao quát hết đề mục các nhóm hồ sơ cần lập, chưa xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ công việc mà mình được giao. Vì vậy, để góp phần giảm chi phí hành chính trong công tác lập, lưu trữ hồ sơ hành chính của Cơ quan Đảng ủy Khối; tạo sự nền nếp, khoa học, chuyên nghiệp trong công tác lập hồ sơ, lưu trữ tại Đảng ủy Khối, xin đề xuất một số giải pháp thực hiện như sau:

2. Một số giải pháp trong lập hồ sơ lưu trữ tại Cơ quan Đảng ủy Khối

Thứ nhất, Văn phòng cần sớm tham mưu cho Thủ trưởng Cơ quan ban hành quy định về “lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơ quan”; trong đó, cần đặc biệt quan tâm lấy ý kiến dự thảo của các ban tham mưu giúp việc để tạo sự đồng thuận, thống nhất cao trong quá trình tổ chức thực hiện vì chính các chuyên viên, cán bộ tham mưu của các ban sẽ là những người trực tiếp thực hiện công việc này sau khi quy định ban hành.

Thứ hai, Cá nhân phụ trách công việc văn thư cần thay đổi cách thức, lề lối làm việc; tăng cường tự học, tự nghiên cứu để nâng cao chất lượng tham mưu cho lãnh đạo và hướng dẫn các cán bộ, chuyên viên khi thực hiện. 

Thứ ba, Thủ trưởng Cơ quan quan tâm tổ chức các hội nghị tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, công chức trong Cơ quan; định kỳ hằng năm đôn đốc, giám sát việc thực hiện đảm bảo đúng quy định của Đảng.

Thứ tư, Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới cần phải mua sắm các thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ như: Tủ, giá kệ đựng tài liệu, hộp bảo quản, căp 3 dây, bìa hồ sơ; ……các thiết bị và văn phòng phẩm dùng cho công tác lưu trữ.

 Thứ năm, Cần có nguồn kinh phí để sớm triển khai thực hiện việc số hoá kho tài liệu đã được chỉnh lý.

Lê Thị Tuyên - Chuyên viên Văn phòng Đảng ủy Khối