Một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ, quản lý, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Cơ quan Đảng ủy Khối Cơ quan và Doanh nghiệp tỉnh
Nội dung sinh hoạt chi bộ chuyên đề quý III năm 2021
1. Khái niệm và ý nghĩa của công tác lập, quản lý và khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Việc lập hồ sơ công việc giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan quản lý, sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống đồng thời giải quyết công việc hàng ngày đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả, đáp ứng được những mục tiêu, yêu cầu về công tác lưu trữ theo quy định của Đảng, Nhà nước. Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý đồng thời là nơi cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy để phục vụ cho công tác chuyên môn của các ban, của cán bộ, công chức Cơ quan Đảng ủy Khối và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi ban nói riêng và của Cơ quan Đảng ủy Khối nói chung.
Theo quy định của Luật lưu trữ, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi công chức, viên chức, người lao động trong quá trình giải quyết công việc. Từ Thủ trưởng Cơ quan đến cán bộ, công chức, người lao động trong các ban của Đảng ủy Khối, cán bộ văn thư...đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Do đó, chính người giải quyết công việc cần phải lập hồ sơ công việc, bởi vì chỉ có người giải quyết công việc mới hiểu rõ và phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành giải quyết và kết thúc công việc cụ thể. Như vậy, việc lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ của tất cả công chức, viên chức và hợp đồng lao động chứ không phải là nhiệm vụ riêng của nhân viên văn thư, lưu trữ.
2. Một số kết quả đạt được trong công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan Đảng ủy Khối
2.1. Kết quả đạt được trong thời gian vừa qua
Đảng bộ Khối Cơ quan và Doanh nghiệp tỉnh hiện có 176 TCCSĐ (121 đảng bộ cơ sở, 56 chi bộ cơ sở); có 23 đảng bộ bộ phận, 1.253 chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở, với 15.484 đảng viên, trong hơn 02 năm gần đây tổng văn bản đi là 2270; văn bản đến là 4501; trong đó (năm 2019, văn bản đi là 789 văn bản, văn bản đến là 2135 văn bản; năm 2020, văn bản đi là 1481văn bản, văn bản đến là 2376 văn bản; 6 tháng đầu năm 2021, văn bản đi là 522 văn bản, văn bản đến là 1368 văn bản). Phần lớn văn bản đi, văn bản đến đã được xử lý trên hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp, qua đó góp phần đảm bảo văn bản đi, đến được xử lý nhanh tróng, kịp thời, đúng đối tượng, góp phần giảm chi phí so với gửi thông thường.
Thực tế cho thấy, công tác VTLT của Cơ quan Đảng ủy Khối hiện nay đã có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp, có chiều sâu. Cơ quan Đảng ủy Khối đã xây dựng được Kho lưu trữ văn bản giấy riêng và hoàn thành công tác chỉnh lý, đưa vào khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ từ khi thành lập đến nay; Bên cạnh đó, cán bộ, công chức các ban đã hình thành thói quen cập nhật, khai thác văn bản trong mục “Hồ sơ công việc” và “Tài liệu văn kiện” trên phần mền hệ thống thông tin, điều hành tác nghiệp trong cơ quan Đảng. Việc ban hành danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ngày càng được quan tâm, góp phần gìn giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; kịp thời cung cấp nhiều thông tin phục vụ tốt cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động của thủ trưởng Cơ quan, lãnh đạo, cán bộ, công chức các ban của Đảng ủy Khối...
2.2. Về một số tồn tại, hạn chế
- Chưa có quy định rõ nội dung công việc cần phải lập, lưu trữ của cơ quan Đảng ủy Khối.
- Hình thức tra tìm tài liệu lưu trữ trong quá trình khai thác và sử dụng tài liệu từ năm 2018 trở về trước chủ yếu là: tra tìm bằng mục lục văn bản và tìm kiếm trên phần mềm M-office (vì lượng văn bản nhiều, mới chỉ dừng lại ở bước chỉnh lí, sắp xếp theo loại, theo nhiệm kỳ đại hội…Chưa tiến hành scan để lưu trữ bằng hình ảnh...)
- Một số cán bộ, công chức ở ban của Đảng ủy Khối vẫn chưa hiểu đúng và rõ về việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Tình trạng không lập hồ sơ, tài liệu và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan diễn ra còn khá phổ biến hoặc có lập hồ sơ nhưng chưa đúng quy trình; phần lớn hồ sơ, tài liệu của cơ quan vẫn do cán bộ, công chức quản lý tại ban mình nên dẫn đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn tích đống, phân tán và chưa được thu thập đầy đủ và nộp lưu theo quy định, việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đóng này tốn kém ngân sách nhà nước.
3. Một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ, quản lý, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Cơ quan Đảng ủy Khối
Xuất phát từ vị trí, vai trò của hồ sơ tài liệu lưu trữ nêu trên, với trách nhiệm là cán bộ văn thư - lưu trữ Cơ quan Đảng ủy Khối, tôi xin đề xuất một số giải pháp sau:
1, Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai Luật Lưu trữ và các quy định của nhà nước về công tác VTLT nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho cán bộ, công chức Cơ quan về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2, Tham mưu cho Thủ trưởng Cơ quan, Chánh Văn phòng ban hành quy định lập, luu trữ hồ sơ công việc của Cơ quan ĐUK trong việc phối hợp với Lãnh đạo các ban chỉ đạo, hướng dẫn, tập huấn cho cán bộ, công chức các ban lập Danh mục hồ sơ công việc của cá nhân theo chức năng, nhiệm vụ và nội dung công việc được thủ trưởng Cơ quan, lãnh đạo ban giao (ví dụ: hồ sơ công việc về công tác Nội chính, phòng chống tham nhũng, lãng phí; hồ sơ công việc về công tác đào tạo, bồi dưỡng....).
Đây là khâu vô cùng quan trọng và mang tính đột phá. Vì nếu làm tốt công tác lập hồ sơ công việc được thực hiện tốt sẽ góp phần: Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên chức. Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, khai thác phục vụ hoạt động của Cơ quan ĐUK.
3, Thủ trưởng Cơ quan, lãnh đạo các ban, Văn phòng Đảng ủy Khối thường xuyên quan tâm đến công tác kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.
4, Tiếp tục đẩy mạnh công tác chỉnh lý, coi đây là khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần được đầu tư thích đáng để xử lý tài liệu; Sau khi hoàn thành công tác chỉnh lý tài liệu của cơ quan, tổ chức cần phải viết báo cáo kết quả chỉnh lý nhằm đánh giá kết quả công việc, rút ra những kinh nghiệm về nghiệp vụ, cách tổ chức chỉnh lý và đề ra những công việc cần tiếp tục làm sau khi chỉnh lý;
5, Đưa công tác lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên tại tất cả các ban, cán bộ, công chức Cơ quan Đảng ủy Khối. Căn cứ kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ để đánh giá thi đua hàng năm đối với cán bộ, công chức Cơ quan.
6, Có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ, năng lực cho người làm công tác VTLT; tăng cường cơ sở vật chất, đẩy mạnh ứng dụng khoa học, công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ.
Việc lập, lưu trữ và khai thác hồ sơ công việc giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức sắp xếp văn bản được khoa học, đầy đủ và có hệ thống. Trong mỗi cơ quan, tổ chức nếu việc lập hồ sơ được quan tâm, chú trọng thì mọi công văn, giấy tờ trước, trong và sau quá trình giải quyết việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ. Công việc này giúp lãnh đạo và công chức, viên chức tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Bên cạnh đó sẽ giảm bớt ngân sách nhà nước chi cho việc chỉnh lý tài liệu hàng năm của cơ quan.
Việc lập hồ sơ công việc giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan quản lý, sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống đồng thời giải quyết công việc hàng ngày đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả, đáp ứng được những mục tiêu, yêu cầu về công tác lưu trữ theo quy định của Đảng, Nhà nước. Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý đồng thời là nơi cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy để phục vụ cho công tác chuyên môn của các ban, của cán bộ, công chức Cơ quan Đảng ủy Khối và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi ban nói riêng và của Cơ quan Đảng ủy Khối nói chung.
Theo quy định của Luật lưu trữ, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi công chức, viên chức, người lao động trong quá trình giải quyết công việc. Từ Thủ trưởng Cơ quan đến cán bộ, công chức, người lao động trong các ban của Đảng ủy Khối, cán bộ văn thư...đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Do đó, chính người giải quyết công việc cần phải lập hồ sơ công việc, bởi vì chỉ có người giải quyết công việc mới hiểu rõ và phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành giải quyết và kết thúc công việc cụ thể. Như vậy, việc lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ của tất cả công chức, viên chức và hợp đồng lao động chứ không phải là nhiệm vụ riêng của nhân viên văn thư, lưu trữ.
2. Một số kết quả đạt được trong công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan Đảng ủy Khối
2.1. Kết quả đạt được trong thời gian vừa qua
Đảng bộ Khối Cơ quan và Doanh nghiệp tỉnh hiện có 176 TCCSĐ (121 đảng bộ cơ sở, 56 chi bộ cơ sở); có 23 đảng bộ bộ phận, 1.253 chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở, với 15.484 đảng viên, trong hơn 02 năm gần đây tổng văn bản đi là 2270; văn bản đến là 4501; trong đó (năm 2019, văn bản đi là 789 văn bản, văn bản đến là 2135 văn bản; năm 2020, văn bản đi là 1481văn bản, văn bản đến là 2376 văn bản; 6 tháng đầu năm 2021, văn bản đi là 522 văn bản, văn bản đến là 1368 văn bản). Phần lớn văn bản đi, văn bản đến đã được xử lý trên hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp, qua đó góp phần đảm bảo văn bản đi, đến được xử lý nhanh tróng, kịp thời, đúng đối tượng, góp phần giảm chi phí so với gửi thông thường.
Thực tế cho thấy, công tác VTLT của Cơ quan Đảng ủy Khối hiện nay đã có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp, có chiều sâu. Cơ quan Đảng ủy Khối đã xây dựng được Kho lưu trữ văn bản giấy riêng và hoàn thành công tác chỉnh lý, đưa vào khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ từ khi thành lập đến nay; Bên cạnh đó, cán bộ, công chức các ban đã hình thành thói quen cập nhật, khai thác văn bản trong mục “Hồ sơ công việc” và “Tài liệu văn kiện” trên phần mền hệ thống thông tin, điều hành tác nghiệp trong cơ quan Đảng. Việc ban hành danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ngày càng được quan tâm, góp phần gìn giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; kịp thời cung cấp nhiều thông tin phục vụ tốt cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động của thủ trưởng Cơ quan, lãnh đạo, cán bộ, công chức các ban của Đảng ủy Khối...
2.2. Về một số tồn tại, hạn chế
- Chưa có quy định rõ nội dung công việc cần phải lập, lưu trữ của cơ quan Đảng ủy Khối.
- Hình thức tra tìm tài liệu lưu trữ trong quá trình khai thác và sử dụng tài liệu từ năm 2018 trở về trước chủ yếu là: tra tìm bằng mục lục văn bản và tìm kiếm trên phần mềm M-office (vì lượng văn bản nhiều, mới chỉ dừng lại ở bước chỉnh lí, sắp xếp theo loại, theo nhiệm kỳ đại hội…Chưa tiến hành scan để lưu trữ bằng hình ảnh...)
- Một số cán bộ, công chức ở ban của Đảng ủy Khối vẫn chưa hiểu đúng và rõ về việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Tình trạng không lập hồ sơ, tài liệu và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan diễn ra còn khá phổ biến hoặc có lập hồ sơ nhưng chưa đúng quy trình; phần lớn hồ sơ, tài liệu của cơ quan vẫn do cán bộ, công chức quản lý tại ban mình nên dẫn đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn tích đống, phân tán và chưa được thu thập đầy đủ và nộp lưu theo quy định, việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đóng này tốn kém ngân sách nhà nước.
3. Một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ, quản lý, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Cơ quan Đảng ủy Khối
Xuất phát từ vị trí, vai trò của hồ sơ tài liệu lưu trữ nêu trên, với trách nhiệm là cán bộ văn thư - lưu trữ Cơ quan Đảng ủy Khối, tôi xin đề xuất một số giải pháp sau:
1, Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai Luật Lưu trữ và các quy định của nhà nước về công tác VTLT nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho cán bộ, công chức Cơ quan về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2, Tham mưu cho Thủ trưởng Cơ quan, Chánh Văn phòng ban hành quy định lập, luu trữ hồ sơ công việc của Cơ quan ĐUK trong việc phối hợp với Lãnh đạo các ban chỉ đạo, hướng dẫn, tập huấn cho cán bộ, công chức các ban lập Danh mục hồ sơ công việc của cá nhân theo chức năng, nhiệm vụ và nội dung công việc được thủ trưởng Cơ quan, lãnh đạo ban giao (ví dụ: hồ sơ công việc về công tác Nội chính, phòng chống tham nhũng, lãng phí; hồ sơ công việc về công tác đào tạo, bồi dưỡng....).
Đây là khâu vô cùng quan trọng và mang tính đột phá. Vì nếu làm tốt công tác lập hồ sơ công việc được thực hiện tốt sẽ góp phần: Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên chức. Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, khai thác phục vụ hoạt động của Cơ quan ĐUK.
3, Thủ trưởng Cơ quan, lãnh đạo các ban, Văn phòng Đảng ủy Khối thường xuyên quan tâm đến công tác kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.
4, Tiếp tục đẩy mạnh công tác chỉnh lý, coi đây là khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần được đầu tư thích đáng để xử lý tài liệu; Sau khi hoàn thành công tác chỉnh lý tài liệu của cơ quan, tổ chức cần phải viết báo cáo kết quả chỉnh lý nhằm đánh giá kết quả công việc, rút ra những kinh nghiệm về nghiệp vụ, cách tổ chức chỉnh lý và đề ra những công việc cần tiếp tục làm sau khi chỉnh lý;
5, Đưa công tác lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên tại tất cả các ban, cán bộ, công chức Cơ quan Đảng ủy Khối. Căn cứ kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ để đánh giá thi đua hàng năm đối với cán bộ, công chức Cơ quan.
6, Có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ, năng lực cho người làm công tác VTLT; tăng cường cơ sở vật chất, đẩy mạnh ứng dụng khoa học, công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ.
Việc lập, lưu trữ và khai thác hồ sơ công việc giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức sắp xếp văn bản được khoa học, đầy đủ và có hệ thống. Trong mỗi cơ quan, tổ chức nếu việc lập hồ sơ được quan tâm, chú trọng thì mọi công văn, giấy tờ trước, trong và sau quá trình giải quyết việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ. Công việc này giúp lãnh đạo và công chức, viên chức tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Bên cạnh đó sẽ giảm bớt ngân sách nhà nước chi cho việc chỉnh lý tài liệu hàng năm của cơ quan.
Lê Thị Tuyên - Đảng viên Văn phòng Đảng ủy Khối
Các tin khác
- Định hướng công tác tuyên truyền tháng 4 năm 2024
- Định hướng công tác tuyên truyền tháng 11 năm 2023
- Định hướng công tác tuyên truyền tháng 10
- Định hướng công tác tuyên truyền tháng 8 năm 2023
- Định hướng công tác tuyên truyền tháng 7 năm 2023
- Định hướng công tác tuyên truyền tháng 6 năm 2023
- Định hướng công tác tuyên truyền tháng 5 năm 2023
- Định hướng công tác tuyên truyền tháng 03 năm 2023
- Định hướng công tác tuyên truyền tháng 10
- Định hướng công tác tuyên truyền tháng 8 năm 2022
Truy cập
Hôm nay:
1086
Hôm qua:
1002
Tuần này:
1086
Tháng này:
54532
Tất cả:
2092572